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0800 - 11 12 13 14 Eine Referenzüberprüfung hilft Arbeitgebern dabei, beruflich relevante Angaben eines Bewerbers auf Plausibilität und Echtheit zu prüfen. Dazu gehören je nach Position beispielsweise frühere Beschäftigungsverhältnisse, angegebene Qualifikationen, Zeugnisse oder berufliche Referenzen.
Ein solcher Background Check darf jedoch nicht zu einer umfassenden Ausforschung des Privatlebens führen. Welche Daten geprüft werden dürfen, richtet sich nach der vorgesehenen Tätigkeit, dem konkreten Informationsbedarf und den datenschutzrechtlichen Voraussetzungen des Bewerbungsverfahrens.
Unsere Wirtschaftsdetektive prüfen deshalb nicht „alles über eine Person“, sondern die für die jeweilige Stelle relevanten Angaben. Auffälligkeiten dokumentieren wir nachvollziehbar und trennen bestätigte Tatsachen von ungeklärten Punkten.
Autorin:
Svenja Meismann, 3rd Vice President der World Association of Detectives (W.A.D.).
Fachlich geprüft:
Alfons Meismann, Chefdetektiv mit über 50 Jahren Berufserfahrung, Mitglied W.A.D., BuDEG und ÖDV.
Svenja Meismann, 3rd Vice President der World Association of Detectives (W.A.D.).
Fachlich geprüft:
Alfons Meismann, Chefdetektiv mit über 50 Jahren Berufserfahrung, Mitglied W.A.D., BuDEG und ÖDV.
Sie möchten Angaben eines Bewerbers überprüfen lassen?
Teilen Sie uns mit, um welche Position es geht und welche Angaben überprüft werden sollen. Wir besprechen mit Ihnen, welche Prüfung sinnvoll und rechtlich vertretbar erscheint.
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Was ist eine Referenzüberprüfung?
Bei einer Referenzüberprüfung werden beruflich relevante Angaben aus einer Bewerbung anhand geeigneter Quellen kontrolliert.
Der Schwerpunkt liegt nicht darauf, möglichst viele persönliche Informationen über einen Bewerber zu sammeln. Entscheidend ist vielmehr die Frage, ob die für die ausgeschriebene Position wichtigen Angaben zutreffen.
Typische Prüffragen lauten beispielsweise:
- Existiert das im Lebenslauf angegebene Unternehmen?
- Ist der genannte Beschäftigungszeitraum plausibel?
- Stimmt die angegebene Position?
- Ist ein vorgelegtes Zeugnis echt?
- Existiert der angegebene Bildungsabschluss?
- Passen Lebenslauf, Zeugnisse und öffentlich erkennbare berufliche Angaben zusammen?
Eine Referenzüberprüfung ist damit ein Teil eines professionellen Background Checks und richtet sich vor allem an Unternehmen, die wichtige Personalentscheidungen auf verlässliche Informationen stützen möchten.
Wann ist eine Bewerberüberprüfung sinnvoll?
Nicht jede Einstellung benötigt eine externe Überprüfung.
Besonders relevant ist ein Background Check bei Positionen, in denen Beschäftigte erheblichen Zugriff auf Vermögenswerte, sensible Unternehmensinformationen, Kundendaten oder strategische Entscheidungen erhalten.
Dazu gehören je nach Unternehmen beispielsweise:
- Geschäftsführungs- und Führungspositionen,
- Positionen mit hoher Budget- oder Zahlungsvollmacht,
- Tätigkeiten mit Zugang zu vertraulichen Unternehmensdaten,
- Schlüsselpositionen in Forschung und Entwicklung,
- bestimmte Compliance- oder Sicherheitsfunktionen,
- Positionen mit erheblichen Treuhand- oder Vermögensverantwortungen.
Je sensibler die Position, desto wichtiger ist allerdings auch eine klare Definition dessen, was tatsächlich geprüft werden muss.
Welche Angaben überprüfen Detektive bei Bewerbern?
Der Umfang richtet sich nach der jeweiligen Stelle und dem rechtlich zulässigen Informationsbedarf.
Beruflicher Werdegang
Plausibilitätsprüfung von Beschäftigungszeiten, Arbeitgebern und angegebenen Positionen.
Qualifikationen
Prüfung angegebener Abschlüsse, Zertifikate oder sonstiger beruflich relevanter Qualifikationen.
Arbeitszeugnisse
Kontrolle auf erkennbare Unstimmigkeiten, Manipulationen oder Widersprüche zu anderen Bewerbungsunterlagen.
Referenzen
Überprüfung benannter beruflicher Ansprechpartner, soweit die Kontaktaufnahme rechtlich zulässig ist.
Öffentliche Berufsinformationen
Abgleich frei zugänglicher beruflicher Angaben mit dem eingereichten Lebenslauf.
Dokumentenprüfung
Untersuchung auffälliger Unterlagen auf technische oder inhaltliche Unstimmigkeiten.
Darf ein früherer Arbeitgeber als Referenz kontaktiert werden?
Eine Kontaktaufnahme mit früheren Arbeitgebern darf nicht beliebig erfolgen.
Im Bewerbungsverfahren gelten besondere datenschutzrechtliche Anforderungen. Bewerber gelten nach § 26 BDSG als Beschäftigte im Sinne dieser Vorschrift.
Deshalb muss vor einer Referenzabfrage geklärt werden, ob die Kontaktaufnahme für die Entscheidung über das Beschäftigungsverhältnis erforderlich ist und auf welcher rechtlichen Grundlage sie erfolgt.
Eine vom Bewerber ausdrücklich benannte Referenz lässt sich anders beurteilen als die heimliche Kontaktaufnahme mit einem ehemaligen Arbeitgeber, den der Bewerber gerade nicht als Ansprechpartner angegeben hat.
Keine pauschalen „Leumundsbefragungen“
Das private Umfeld eines Bewerbers wird nicht ohne konkreten und rechtlich zulässigen Anlass ausgeforscht. Persönliche Meinungen früherer Nachbarn, Bekannter oder sonstiger Personen gehören nicht automatisch zu einer seriösen Bewerberprüfung.
Wie lassen sich gefälschte Zeugnisse und Qualifikationen erkennen?
Manipulierte Bewerbungsunterlagen reichen von veränderten Beschäftigungszeiten bis zu vollständig erfundenen Abschlüssen.
Bei einem verdächtigen Dokument achten unsere Ermittler unter anderem auf:
- Widersprüche bei Firmenbezeichnungen und Anschriften,
- unplausible Beschäftigungszeiträume,
- abweichende Schriftarten oder Formatierungen,
- auffällige Logos und Briefköpfe,
- unübliche oder fehlende Pflichtangaben,
- inhaltliche Widersprüche zwischen Zeugnis und Lebenslauf,
- verdächtige digitale Bearbeitungsspuren.
Ein optischer Verdacht beweist jedoch noch keine Fälschung.
Je nach Dokument muss anschließend geprüft werden, ob der angegebene Aussteller tatsächlich existiert und ob sich die Echtheit auf zulässigem Weg bestätigen lässt.
Darf ein Arbeitgeber Social Media bei der Bewerberprüfung nutzen?
Öffentlich zugängliche Online-Informationen können je nach Stelle und Fragestellung in eine Prüfung einbezogen werden.
Dabei besteht jedoch ein entscheidender Unterschied zwischen beruflichen Informationen und privaten Lebensbereichen.
Ein öffentlich zugängliches berufliches Profil auf LinkedIn oder Xing steht in einem anderen Zusammenhang als private Fotos oder persönliche Beiträge auf einer Freizeitplattform.
Unsere Ermittler berücksichtigen nur Informationen, für deren Verarbeitung im konkreten Bewerbungsverfahren eine tragfähige Grundlage besteht.
Was wir nicht tun
- keine Umgehung privater Profile,
- keine Verwendung falscher Identitäten zur Kontaktaufnahme,
- kein unbefugter Zugriff auf geschützte Accounts,
- keine Sammlung privater Informationen ohne Bezug zur ausgeschriebenen Tätigkeit.
Dass eine Information im Internet auffindbar ist, bedeutet nicht automatisch, dass sie im Bewerbungsverfahren beliebig verwendet werden darf.
Dürfen finanzielle Verhältnisse oder Vorstrafen überprüft werden?
Hier ist besondere Zurückhaltung erforderlich.
Eine Bonitätsprüfung oder Recherche zu finanziellen Problemen gehört nicht automatisch zu einem Bewerbercheck.
Ob entsprechende Informationen für eine bestimmte Position überhaupt relevant und rechtmäßig verarbeitbar sind, hängt vom konkreten Aufgabenbereich ab.
Dasselbe gilt für Vorstrafen oder laufende Ermittlungsverfahren. Arbeitgeber dürfen Bewerbern nicht unbegrenzt Fragen zu strafrechtlichen Sachverhalten stellen.
Das Bundesarbeitsgericht stellt bei der Zulässigkeit solcher Fragen auf den Bezug zur vorgesehenen Tätigkeit ab. Auch eine Offenbarungspflicht besteht nur unter bestimmten Voraussetzungen.
Arbeitslosigkeit ist kein „Negativmerkmal“
Eine Phase ohne Beschäftigung ist für sich genommen weder ein Beweis für mangelnde Eignung noch ein Anlass für eine verdeckte finanzielle Überprüfung. Entscheidend ist ausschließlich, ob eine Angabe im Lebenslauf objektiv falsch ist und ob sie für die konkrete Personalentscheidung rechtliche Bedeutung besitzt.
Welche Datenschutzregeln gelten bei einer Bewerberüberprüfung?
Bewerberdaten unterliegen der Datenschutz-Grundverordnung und dem Bundesdatenschutzgesetz.
§ 26 Abs. 1 BDSG erlaubt die Verarbeitung personenbezogener Daten für die Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses, soweit die Verarbeitung dafür erforderlich ist.
Daraus folgen für einen Background Check mehrere Grundsätze:
- Die Prüfung benötigt einen konkreten Zweck.
- Der Umfang muss zur ausgeschriebenen Stelle passen.
- Es dürfen nicht mehr Informationen erhoben werden als erforderlich.
- Private Lebensbereiche bleiben grundsätzlich außerhalb einer beruflichen Referenzprüfung.
- Besonders sensible Daten verlangen zusätzliche rechtliche Voraussetzungen.
Der Auftraggeber sollte daher bereits vor Beginn der Prüfung festlegen, welche Angaben für die konkrete Position überprüft werden sollen.
Welche Folgen haben falsche Angaben in einer Bewerbung?
Nicht jede unrichtige oder unvollständige Angabe führt automatisch zu einer Kündigung oder Anfechtung des Arbeitsvertrags.
Entscheidend ist unter anderem:
- ob der Arbeitgeber die betreffende Frage überhaupt stellen durfte,
- ob die Angabe für die vorgesehene Tätigkeit erheblich war,
- ob der Bewerber bewusst getäuscht hat,
- ob die Täuschung für den Abschluss des Arbeitsvertrags ursächlich war.
Das Bundesarbeitsgericht erkennt grundsätzlich an, dass die bewusst falsche Beantwortung einer zulässigen Frage unter bestimmten Voraussetzungen eine Anfechtung wegen arglistiger Täuschung ermöglichen kann.
Das Verschweigen einer Tatsache ist dagegen nur dann als Täuschung relevant, wenn überhaupt eine Offenbarungspflicht bestand.
Gefälschte Urkunden
Wer ein echtes Dokument verändert oder eine unechte Urkunde zur Täuschung im Rechtsverkehr herstellt oder verwendet, kann den Straftatbestand der Urkundenfälschung nach § 267 StGB erfüllen.
Bei digitalen Dokumenten kommen abhängig vom konkreten Vorgehen weitere Straftatbestände infrage.
Auch Betrug nach § 263 StGB ist nicht bereits mit jeder Lebenslauflüge automatisch erfüllt. Dafür verlangt das Gesetz unter anderem eine Täuschung, einen dadurch verursachten Irrtum, einen Vermögensschaden und die entsprechende Bereicherungsabsicht.
Keine pauschale Aussage zur Kündigung
Ob eine Falschangabe zur Anfechtung oder Kündigung berechtigt, hängt vom Einzelfall ab. Arbeitgeber sollten die arbeitsrechtliche Bewertung daher mit ihrem Rechtsanwalt oder ihrer Personalrechtsabteilung abstimmen.
Wie läuft eine Referenzüberprüfung durch Detektive ab?
01
Position und Prüfziel festlegen
Der Arbeitgeber erläutert die ausgeschriebene Funktion und welche Angaben überprüft werden sollen.
02
Rechtlichen Rahmen prüfen
Wir grenzen den Auftrag auf die für die Personalentscheidung relevanten und rechtlich vertretbaren Informationen ein.
03
Unterlagen analysieren
Lebenslauf, Zeugnisse und weitere vorliegende Dokumente werden auf Widersprüche und Auffälligkeiten geprüft.
04
Angaben verifizieren
Die vereinbarten Angaben werden über geeignete und rechtlich zulässige Quellen überprüft.
05
Ergebnisse dokumentieren
Der Auftraggeber erhält eine sachliche Darstellung der bestätigten, widersprüchlichen und nicht verifizierbaren Angaben.
Was erhält der Arbeitgeber nach dem Background Check?
Der Bericht sollte keine pauschale Bewertung enthalten, ob ein Bewerber „gut“ oder „schlecht“ ist.
Unsere Aufgabe besteht darin, die überprüften Tatsachen darzustellen.
Ein Ergebnis kann beispielsweise lauten:
- Beschäftigungszeitraum bestätigt,
- angegebene Position bestätigt,
- Abschluss nicht verifizierbar,
- Zeugnis weist technische Auffälligkeiten auf,
- Angabe widerspricht einer überprüfbaren beruflichen Quelle.
Die Entscheidung über Einstellung oder Ablehnung trifft allein der Arbeitgeber unter Beachtung der arbeits- und diskriminierungsrechtlichen Vorgaben.
Häufige Fragen zur Referenzüberprüfung
Was ist eine Referenzüberprüfung?
Dabei werden beruflich relevante Angaben aus einer Bewerbung auf Plausibilität und Echtheit überprüft. Dazu gehören je nach Auftrag beispielsweise Beschäftigungszeiten, Arbeitgeber, Qualifikationen oder Zeugnisse.
Darf eine Detektei einen Bewerber überprüfen?
Eine Bewerberüberprüfung ist nicht unbegrenzt zulässig. Umfang und Datenquellen müssen zum Zweck der Personalentscheidung passen und die datenschutzrechtlichen Voraussetzungen erfüllen.
Darf der frühere Arbeitgeber angerufen werden?
Nicht ohne Prüfung der rechtlichen Grundlage. Eine ausdrücklich vom Bewerber benannte Referenz ist anders zu beurteilen als eine verdeckte Kontaktaufnahme mit einem früheren Arbeitgeber.
Dürfen öffentliche Social-Media-Profile geprüft werden?
Öffentlich zugängliche berufliche Informationen können je nach Stelle relevant sein. Private Informationen dürfen nicht allein deshalb beliebig verarbeitet werden, weil sie öffentlich auffindbar sind.
Kann eine falsche Bewerbung zur Kündigung führen?
Das hängt vom konkreten Sachverhalt ab. Bedeutung haben unter anderem die Zulässigkeit der Frage, die Relevanz der falschen Angabe, Vorsatz und Ursächlichkeit für den Vertragsschluss.
Ist ein gefälschtes Arbeitszeugnis strafbar?
Das Herstellen, Verfälschen oder Gebrauchen einer unechten oder verfälschten Urkunde zur Täuschung im Rechtsverkehr kann § 267 StGB erfüllen. Die strafrechtliche Bewertung richtet sich nach dem konkreten Fall.
Weiterführende Informationen für Unternehmen
Wirtschaftsermittlungen
Ermittlungen bei Betrug, Diebstahl, Wettbewerbsverstößen und anderen betrieblichen Verdachtsfällen.
Personenauskunft
Welche personenbezogenen Informationen unter rechtlichen Voraussetzungen recherchiert werden dürfen.
Mitarbeiterüberprüfung
Ermittlungen bei konkreten Verdachtsmomenten nach Beginn eines Beschäftigungsverhältnisses.
Referenzen oder Bewerbungsunterlagen überprüfen lassen?
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Kostenfreie und vertrauliche Erstberatung.
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