Mitarbeiter wiederholt im Urlaub krank: Was Arbeitgeber bei Verdacht tun dürfen

Mitarbeiter im Urlaub krank: Was passiert mit den Urlaubstagen?

Erkrankt ein Arbeitnehmer während eines bereits genehmigten Erholungsurlaubs, schützt ihn § 9 Bundesurlaubsgesetz. Ärztlich nachgewiesene Tage einer tatsächlichen Arbeitsunfähigkeit zählen nicht als genommener Jahresurlaub.

Der Arbeitnehmer verliert die betreffenden Urlaubstage somit nicht. Sie stehen grundsätzlich für eine spätere Urlaubsgewährung zur Verfügung.

Der Urlaub verlängert sich nicht automatisch

Der ursprünglich genehmigte Urlaubszeitraum bleibt bestehen. Nach dessen Ende muss der Arbeitnehmer grundsätzlich wieder arbeiten, sofern keine fortdauernde Arbeitsunfähigkeit vorliegt.

Die durch Krankheit nicht verbrauchten Urlaubstage sind erneut zu beantragen und vom Arbeitgeber zu gewähren. Eine eigenmächtige Verlängerung ist nicht zulässig.

Für Arbeitgeber ist deshalb eine saubere Trennung wichtig: Der Anspruch auf spätere Nachgewährung von Urlaub ist etwas anderes als die Berechtigung, länger vom Arbeitsplatz fernzubleiben.

Welche Pflichten hat der Mitarbeiter bei Krankheit im Urlaub?

Auch während des Urlaubs gelten die Anzeige- und Nachweispflichten nach § 5 Entgeltfortzahlungsgesetz.

Arbeitsunfähigkeit unverzüglich melden

Der Arbeitnehmer muss dem Arbeitgeber seine Arbeitsunfähigkeit und deren voraussichtliche Dauer unverzüglich mitteilen.

Eine feste gesetzliche Regel, nach der die Krankmeldung stets spätestens zu Beginn der normalen Arbeitszeit eintreffen muss, enthält § 5 EFZG in dieser Form nicht. Entscheidend ist die unverzügliche Mitteilung unter Berücksichtigung der konkreten Umstände.

Die Nachricht ist beispielsweise telefonisch, per E-Mail oder über einen betrieblich vorgesehenen Meldeweg möglich.

Eine Diagnose muss der Mitarbeiter dabei grundsätzlich nicht offenlegen. Der Arbeitgeber darf aber erfahren, dass eine Arbeitsunfähigkeit vorliegt und wie lange sie voraussichtlich andauert.

Wann ist ein ärztliches Attest erforderlich?

Nach § 5 Abs. 1 EFZG ist ein ärztlicher Nachweis grundsätzlich erforderlich, sobald die Arbeitsunfähigkeit länger als drei Kalendertage dauert. Der Nachweis muss spätestens am darauffolgenden Arbeitstag vorliegen beziehungsweise bei gesetzlich Versicherten die ärztliche Feststellung zu den maßgeblichen Zeitpunkten erfolgen.

Der Arbeitgeber darf eine frühere ärztliche Feststellung verlangen, auch ab dem ersten Krankheitstag.

Für die Nichtanrechnung von Krankheitstagen auf den Jahresurlaub gilt zusätzlich § 9 BUrlG: Die betreffenden Tage müssen durch ein ärztliches Zeugnis nachgewiesen sein. Eine bloße Selbstmeldung genügt hierfür nicht.

Attest ab dem ersten Tag verlangen

Ein Arbeitgeber darf gegenüber einzelnen Beschäftigten eine frühere Attestpflicht anordnen, ohne dafür zunächst einen Krankheitsmissbrauch beweisen zu müssen.

Bei einer allgemeinen betrieblichen Regelung ist allerdings ein mögliches Mitbestimmungsrecht des Betriebsrats zu beachten. Das Bundesarbeitsgericht unterscheidet hierbei zwischen individuellen Anweisungen und Maßnahmen mit kollektivem Bezug.

Eine bereits bestehende Betriebsvereinbarung oder tarifvertragliche Regelung ist ebenfalls zu berücksichtigen.

Was gilt, wenn der Arbeitnehmer im Ausland erkrankt?

Für eine Arbeitsunfähigkeit, die während eines Auslandsaufenthalts beginnt, enthält § 5 Abs. 2 EFZG zusätzliche Pflichten.

Der Arbeitnehmer muss seinem Arbeitgeber auf dem schnellstmöglichen Übermittlungsweg mitteilen:

• dass eine Arbeitsunfähigkeit vorliegt,
• wie lange diese voraussichtlich dauert,
• unter welcher Adresse er sich im Ausland aufhält.

Ist der Mitarbeiter gesetzlich krankenversichert, muss er grundsätzlich auch seine Krankenkasse unverzüglich über die Arbeitsunfähigkeit und deren voraussichtliche Dauer informieren.

Bei einer Verlängerung bestehen weitere Mitteilungspflichten. Nach der Rückkehr nach Deutschland muss der noch arbeitsunfähige Arbeitnehmer die Rückkehr gegenüber Arbeitgeber und Krankenkasse unverzüglich anzeigen.

Gilt die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung auch im Ausland?

In Deutschland rufen Arbeitgeber die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung bei der Krankenkasse ab, sofern die Voraussetzungen des eAU-Verfahrens vorliegen.

Das Verfahren ersetzt aber nicht jede ausländische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung. Stellt ein Arzt im Ausland die Arbeitsunfähigkeit fest, greift der übliche inländische elektronische Meldeweg regelmäßig nicht.

Deshalb muss der Arbeitnehmer eine im Ausland ausgestellte Bescheinigung grundsätzlich selbst an den Arbeitgeber übermitteln. Die Krankenkasse ist ebenfalls nach den einschlägigen Vorschriften zu informieren.

Für Arbeitgeber bedeutet das: Ein fehlender eAU-Abruf ist bei einer Erkrankung im Ausland allein kein Beweis dafür, dass der Mitarbeiter kein ärztliches Attest besitzt.

Bei einer Krankmeldung im Urlaub zählen der ärztliche Nachweis und die konkreten Umstände des Einzelfalls.

Wann dürfen Arbeitgeber an einer Krankmeldung zweifeln?

Eine ärztliche Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung besitzt einen hohen Beweiswert. Arbeitgeber dürfen sie deshalb nicht allein aufgrund eines unguten Gefühls zurückweisen.

Das Bundesarbeitsgericht verlangt für eine Erschütterung des Beweiswerts konkrete Tatsachen. Einzelne Auffälligkeiten sind stets im Zusammenhang mit den übrigen Umständen zu betrachten.

Mögliche Anhaltspunkte sind beispielsweise:

• eine vorab ausdrücklich angekündigte Krankmeldung nach verweigertem Urlaub,
• wiederholt auffällige zeitliche Zusammenhänge zwischen Urlaub und Arbeitsunfähigkeit,
• erhebliche Widersprüche zwischen einem Attest und dem dokumentierten Verhalten,
• konkret nachweisbare Unstimmigkeiten in einer vorgelegten Bescheinigung,
• widersprüchliche Angaben zu Beginn, Dauer oder Umständen der Arbeitsunfähigkeit,
• mehrere ungewöhnliche Vorgänge, die zusammen ernsthafte Zweifel begründen.

Die bloße Tatsache, dass ein Mitarbeiter während eines Urlaubs erkrankt oder aus einem bestimmten Land stammt, begründet keinen Betrugsverdacht.

Ebenso wenig reicht eine einzelne Krankmeldung direkt nach dem Urlaub automatisch aus.

Die Gesamtbetrachtung ist maßgeblich

Ein Indiz, das isoliert betrachtet unauffällig erscheint, besitzt möglicherweise im Zusammenhang mit anderen Tatsachen eine andere Bedeutung.

Genau diesen Ansatz hat das Bundesarbeitsgericht in seiner Entscheidung vom 15. Januar 2025 hervorgehoben.

Ausländische Krankschreibung: Was sagt das Bundesarbeitsgericht?

Im Verfahren BAG, Urteil vom 15. Januar 2025, Az. 5 AZR 284/24, ging es um einen Arbeitnehmer, der während seines Urlaubs in Tunesien eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung erhielt.

Der Arbeitgeber zweifelte die bescheinigte Arbeitsunfähigkeit unter anderem wegen ungewöhnlicher Umstände des Urlaubs- und Krankheitsverlaufs an.

Ein Attest aus einem Nicht-EU-Land hat grundsätzlich Beweiswert

Das Bundesarbeitsgericht stellte klar, dass auch einer außerhalb der Europäischen Union ausgestellten Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung grundsätzlich der gleiche Beweiswert wie einem entsprechenden deutschen Attest zukommt.

Voraussetzung ist, dass aus der Bescheinigung hervorgeht, dass der Arzt zwischen einer bloßen Erkrankung und einer mit Arbeitsunfähigkeit verbundenen Erkrankung unterschieden hat.

Eine Erkrankung und eine Arbeitsunfähigkeit sind schließlich nicht gleichzusetzen.

Warum das Gericht trotzdem erhebliche Zweifel sah

Im konkreten Fall trafen mehrere ungewöhnliche Umstände zusammen:

• eine längerfristige Arbeitsunfähigkeit,
• ärztlich angeordnete strenge häusliche Ruhe,
• ein ausdrückliches ärztliches Reiseverbot,
• eine geplante und schließlich durchgeführte lange Rückreise,
• frühere Krankschreibungen im unmittelbaren zeitlichen Zusammenhang mit Urlaub.

Das Bundesarbeitsgericht bewertete die Gesamtheit dieser Umstände als ausreichend, um den Beweiswert der Bescheinigung zu erschüttern.

Das Gericht stellte damit aber nicht abschließend fest, dass der Arbeitnehmer eine Krankheit vorgetäuscht hatte. Die Sache ging zur weiteren Prüfung an das Landesarbeitsgericht zurück.

Was darf ein krankgeschriebener Mitarbeiter während des Urlaubs tun?

Arbeitsunfähigkeit bedeutet nicht automatisch Bettlägerigkeit.

Ein Arbeitnehmer mit einer psychischen Erkrankung darf unter Umständen spazieren gehen oder soziale Kontakte pflegen. Bei bestimmten körperlichen Beschwerden sind ebenfalls Aktivitäten möglich, die die Genesung nicht behindern.

Andererseits besitzen konkrete Widersprüche zwischen einer behaupteten gesundheitlichen Einschränkung und tatsächlich beobachteten Tätigkeiten durchaus Bedeutung.

Entscheidend ist der Bezug zur bescheinigten Arbeitsunfähigkeit und zur geschuldeten beruflichen Tätigkeit.

Beispiele für eine sachliche Einordnung

Ein Detektiv kann den sichtbaren Ablauf einer zulässigen Beobachtung dokumentieren. Er darf daraus aber keine eigenständige medizinische Diagnose ableiten.

Verdacht auf vorgetäuschte Krankheit: Medizinischen Dienst einschalten

Für gesetzlich krankenversicherte Arbeitnehmer sieht § 275 SGB V die Prüfung einer Arbeitsunfähigkeit durch den Medizinischen Dienst vor.

Der Arbeitgeber darf bei begründeten Zweifeln von der Krankenkasse verlangen, eine gutachtliche Stellungnahme des Medizinischen Dienstes einzuholen.

Gesetzlich genannte Auffälligkeiten betreffen beispielsweise wiederholt sehr kurze Erkrankungen oder Arbeitsunfähigkeitszeiten, deren Beginn auffällig oft auf den ersten oder letzten Arbeitstag einer Woche fällt.

Die Krankenkasse beurteilt den Vorgang anhand der gesetzlichen Voraussetzungen. Sie darf unter bestimmten Umständen von einer zusätzlichen Begutachtung absehen, wenn die Arbeitsunfähigkeit bereits aus den vorhandenen ärztlichen Unterlagen eindeutig hervorgeht.

Für Arbeitgeber stellt dieser Weg eine wichtige Alternative zu eigenen Überwachungsmaßnahmen dar.

Wann darf ein Arbeitgeber einen Detektiv beauftragen?

Ein Detektiveinsatz zur Prüfung einer angeblich vorgetäuschten Arbeitsunfähigkeit erfordert eine besonders sorgfältige rechtliche Vorbereitung.

Ein bloßes Misstrauen gegenüber einem Mitarbeiter reicht nicht aus.

Das Bundesarbeitsgericht hat im Urteil vom 25. Juli 2024, Az. 8 AZR 225/23, die Anforderungen an die Überwachung krankgeschriebener Arbeitnehmer deutlich herausgestellt.

Eine Observation ist keine Standardmaßnahme

Dokumentiert eine Detektei während der Beobachtung den sichtbaren Gesundheitszustand des Mitarbeiters, etwa seinen Gang oder körperliche Einschränkungen, verarbeitet der Arbeitgeber dadurch Gesundheitsdaten im Sinne der DSGVO.

Das Gericht stellte für eine solche Datenverarbeitung enge Voraussetzungen auf:

1. Der Beweiswert der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung muss durch begründete Zweifel erschüttert sein.
2. Eine Prüfung durch den Medizinischen Dienst ist nicht möglich oder verspricht objektiv keine Klärung.
3. Die verbleibende Ermittlungsmaßnahme muss erforderlich und verhältnismäßig sein.

Im entschiedenen Fall war die Überwachung unzulässig. Das Bundesarbeitsgericht bestätigte einen Anspruch des Arbeitnehmers auf immateriellen Schadensersatz in Höhe von 1.500 Euro.

Für Arbeitgeber zeigt diese Entscheidung: Eine voreilige Observation schafft unter Umständen ein zusätzliches Haftungsrisiko, statt einen arbeitsrechtlichen Verdacht rechtssicher aufzuklären.

Datenschutz bei der Mitarbeiterüberwachung nach DSGVO

Vor einer Untersuchung müssen Arbeitgeber den konkreten Zweck dokumentieren und prüfen, welche Daten überhaupt erforderlich sind.

Besonders sensibel sind Gesundheitsdaten. Hier kommen neben den allgemeinen Grundsätzen der DSGVO zusätzliche Schutzanforderungen nach Artikel 9 DSGVO und den einschlägigen nationalen Beschäftigtendatenschutzregeln hinzu.

Wichtige Grundsätze für eine mögliche Ermittlung sind:

• ein konkret dokumentierter Verdacht statt allgemeiner Kontrolle,
• vorherige Prüfung milderer Mittel,
• klar definierte Beobachtungszeiträume,
• Beschränkung auf erforderliche Feststellungen,
• keine Aufnahmen aus geschützten Privat- oder Intimbereichen,
• keine heimlichen Tonaufnahmen nichtöffentlicher Gespräche,
• keine unbefugte Ortung mittels GPS oder Zugriff auf private Geräte,
• zweckgebundene Verarbeitung und sichere Aufbewahrung der Ergebnisse.

Bei einem grenzüberschreitenden Einsatz sind zusätzlich die rechtlichen Anforderungen am tatsächlichen Ermittlungsort zu prüfen.

So läuft eine rechtmäßige Prüfung des Krankheitsverdachts ab

Unsere Vorgehensweise beginnt nicht automatisch mit einer Observation. Zunächst müssen Sachverhalt, Beweisfrage und rechtliche Voraussetzungen geklärt sein.

Ein Ermittlungsbericht enthält Tatsachenfeststellungen. Medizinische Bewertungen bleiben den hierzu befugten Fachpersonen vorbehalten. Über arbeitsrechtliche Folgen entscheiden Arbeitgeber nach Prüfung der gesamten Beweislage und gegebenenfalls mit anwaltlicher Beratung.

Was unterscheidet eine zulässige Recherche von einer unzulässigen Kontrolle?

Die Grenze liegt insbesondere in der Erforderlichkeit, im Anlass der Maßnahme und in den betroffenen Persönlichkeitsrechten.

Ein konkreter Verdacht ist noch keine pauschale Erlaubnis, sämtliche Lebensbereiche eines Mitarbeiters zu untersuchen.

Wir beschränken die Prüfung deshalb auf eine vorher definierte Beweisfrage. Allgemeine Informationen über private Beziehungen, Familienleben oder andere unbeteiligte Personen sind kein eigenständiges Ermittlungsziel.

Auch ein Auftrag im Ausland schafft keine zusätzlichen Befugnisse. Dort gelten die jeweils maßgeblichen gesetzlichen Vorschriften.

Welche arbeitsrechtlichen Konsequenzen sind bei nachgewiesenem Betrug möglich?

Die möglichen Folgen hängen davon ab, welcher Sachverhalt tatsächlich nachgewiesen ist.

Es besteht ein erheblicher Unterschied zwischen einer verspäteten Krankmeldung, einer unklaren Bescheinigung, einem möglicherweise genesungswidrigen Verhalten und einer bewusst vorgetäuschten Arbeitsunfähigkeit.

Fehlende oder verspätete Nachweise

§ 7 Entgeltfortzahlungsgesetz sieht unter bestimmten Voraussetzungen ein vorübergehendes Leistungsverweigerungsrecht des Arbeitgebers vor, solange der Arbeitnehmer seinen einschlägigen Nachweispflichten nicht nachkommt.

Das gilt nicht uneingeschränkt. Insbesondere sind die gesetzlichen Ausnahmen und die Frage zu berücksichtigen, ob der Arbeitnehmer die Pflichtverletzung zu vertreten hat.

Erschütterter Beweiswert eines Attests

Gelingt es dem Arbeitgeber, den Beweiswert einer Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung zu erschüttern, ist die Arbeitsunfähigkeit damit nicht automatisch widerlegt.

Vielmehr muss der Arbeitnehmer das Bestehen einer krankheitsbedingten Arbeitsunfähigkeit im Streitfall gegebenenfalls auf andere Weise darlegen und beweisen.

Nachgewiesene Täuschung

Bei einer vorsätzlich vorgetäuschten Arbeitsunfähigkeit kommen je nach Sachverhalt Abmahnung, ordentliche oder außerordentliche Kündigung sowie Schadensersatzansprüche in Betracht.

Eine fristlose Kündigung folgt jedoch nicht automatisch aus einem verdächtigen Verhalten oder einem Detektivbericht. Für ihre Wirksamkeit zählen der konkrete Nachweis, die Interessenabwägung und die Einhaltung der gesetzlichen Anforderungen.

Auch eine mögliche Beteiligung des Betriebsrats und die Besonderheiten des jeweiligen Arbeitsverhältnisses sind zu berücksichtigen.

Muss der Arbeitnehmer die Detektivkosten erstatten?

Ein Anspruch auf Erstattung von Detektivkosten entsteht nicht allein dadurch, dass sich ein Arbeitgeber zur Beauftragung einer Detektei entschließt.

Nach der Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts kommen notwendige Detektivkosten unter bestimmten Voraussetzungen als Schadensersatz in Betracht.

Dazu gehört insbesondere, dass bereits bei Auftragserteilung ein konkreter Tatverdacht gegen den betreffenden Arbeitnehmer bestand und eine vorsätzliche Vertragspflichtverletzung nachgewiesen ist.

Der Umfang der Kosten muss außerdem erforderlich und angemessen sein. Allgemeine Vorsorgekosten oder unverhältnismäßige Überwachungsmaßnahmen sind nicht automatisch erstattungsfähig.

Das Bundesarbeitsgericht hat diese Grundsätze unter anderem im Urteil vom 17. September 1998, Az. 8 AZR 5/97, erläutert.

Was Arbeitgeber bei wiederholter Krankheit im Urlaub vermeiden sollten

In der Praxis entstehen Fehler häufig bereits vor einer tatsächlichen Untersuchung.

Besonders problematisch sind:

• eine vorschnelle Behauptung, das Attest sei gefälscht,
• pauschale Verdächtigungen wegen der Herkunft des Mitarbeiters oder des Urlaubslandes,
• eigenmächtige Nachforschungen in ärztlichen Einrichtungen,
• unangekündigte Besuche mit dem Ziel einer verdeckten Gesundheitskontrolle,
• eine voreilige Einstellung der Entgeltfortzahlung ohne Prüfung der gesetzlichen Voraussetzungen,
• eine Observation ohne vorherige Prüfung milderer Mittel,
• eine Kündigung allein aufgrund eines auffälligen Krankmeldemusters.

Arbeitgeber sollten sich stattdessen an dokumentierten Tatsachen orientieren und bei arbeitsrechtlich erheblichen Schritten fachkundigen Rat einholen.

Ein konkreter Verdacht braucht eine konkrete Beweisfrage

Nicht jede Untersuchung muss den gesamten Zeitraum einer Krankschreibung abdecken.

Wenn sich ein zulässiger Ermittlungsbedarf ergibt, ist zunächst zu bestimmen, welche konkrete Tatsache noch ungeklärt ist.

Das könnte beispielsweise eine erhebliche Unstimmigkeit zwischen einer dokumentierten ärztlichen Reiseuntersagung und einer tatsächlich erfolgten längeren Reise sein.

Ebenso denkbar ist eine begrenzte Prüfung bestimmter öffentlich wahrnehmbarer Tätigkeiten, falls hierfür bereits eine ausreichende Tatsachengrundlage und die weiteren rechtlichen Voraussetzungen vorliegen.

Das Ziel ist eine nachvollziehbare Beweisführung, keine allgemeine Ausforschung des Privatlebens.

Fragen und Antworten: Krankmeldung während des Urlaubs

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