Geschäftspartner prüfen: Firma und Personen vor Vertragsabschluss überprüfen

Warum sollte man einen Geschäftspartner vor Vertragsabschluss prüfen?

Eine neue Geschäftsbeziehung basiert zunächst auf Informationen, die der potenzielle Partner selbst zur Verfügung stellt. Dazu gehören Firmenname, Ansprechpartner, Geschäftsadresse, Referenzen, Umsatzangaben, Produktionskapazitäten oder Angaben über frühere Projekte.

Vor größeren finanziellen Verpflichtungen lohnt sich ein unabhängiger Abgleich.

Das gilt besonders bei:

• hohen Vorauszahlungen,
• Investitionen oder Beteiligungen,
• neuen Lieferanten,
• internationalen Geschäftspartnern,
• Distributoren und Vertriebspartnern,
• langfristigen Lieferverträgen,
• ungewöhnlich attraktiven Geschäftsangeboten,
• Geschäften mit schwer überprüfbaren Warenbeständen,
• widersprüchlichen Angaben des Ansprechpartners,
• einer Geschäftsbeziehung, bei der bereits Zweifel entstanden sind.

Eine Firmenprüfung soll keine vorgefasste Vermutung bestätigen. Unsere Ermittler gleichen die vorhandenen Angaben ergebnisoffen mit rechtlich zugänglichen Informationen ab.

Was lässt sich bei einem Geschäftspartner überprüfen?

Der Prüfungsumfang richtet sich nach der geplanten Geschäftsbeziehung. Wer Waren für einige tausend Euro bestellt, benötigt einen anderen Firmencheck als ein Unternehmen, das mehrere Millionen Euro investieren oder eine langfristige Lieferkette aufbauen möchte.

Abhängig vom Auftrag prüfen wir beispielsweise:

Handelsregister und Unternehmensregister richtig auswerten

Bei einer deutschen Firma beginnen Ermittlungen oft mit offiziellen Unternehmensdaten.

Das Unternehmensregister bietet unter anderem Zugang zu Informationen aus:

• Handelsregister,
• Genossenschaftsregister,
• Gesellschaftsregister,
• Partnerschaftsregister,
• veröffentlichten Rechnungslegungsunterlagen und Unternehmensberichten, soweit eine Veröffentlichungspflicht besteht.

Ein aktueller Registerauszug beantwortet wichtige Grundfragen. Er zeigt jedoch nicht automatisch, ob ein Unternehmen tatsächlich die behaupteten Umsätze erzielt, über ein genanntes Lager verfügt oder die angegebene Produktionskapazität besitzt.

Genau hier beginnt die weitergehende Unternehmensprüfung.

Transparenzregister und wirtschaftlich Berechtigte

Bei bestimmten Prüfungen spielt auch die Frage eine Rolle, welche natürlichen Personen letztlich hinter einer Gesellschaft stehen.

Das deutsche Transparenzregister enthält Angaben zu wirtschaftlich Berechtigten. Eine Einsicht steht Mitgliedern der Öffentlichkeit jedoch nicht uneingeschränkt offen. Der Zugang richtet sich nach den gesetzlichen Voraussetzungen und verlangt bei Mitgliedern der Öffentlichkeit die Darlegung eines berechtigten Interesses.

Wir stellen deshalb nicht pauschal in Aussicht, wirtschaftlich Berechtigte jeder deutschen oder ausländischen Gesellschaft über ein Register ermitteln zu können.

Geschäftsführer und Ansprechpartner überprüfen

Manchmal existiert die Firma, der angebliche Ansprechpartner hat jedoch mit ihr wenig oder gar nichts zu tun.

Deshalb betrachten wir Unternehmen und handelnde Personen getrennt.

Typische Fragen lauten:

• Ist die Person tatsächlich Geschäftsführer oder vertretungsberechtigt?
• Bestehen die behaupteten geschäftlichen Verbindungen?
• Passen beruflicher Hintergrund und Unternehmenshistorie zusammen?
• Ist die Person bereits bei anderen Unternehmen in Erscheinung getreten?
• Gibt es öffentlich nachvollziehbare frühere Organfunktionen oder Beteiligungen?
• Passen Name, E-Mail-Domain, Telefonnummer und Firmenanschrift zusammen?

Für eine weitergehende personenbezogene Hintergrundprüfung verweisen wir ergänzend auf unseren Background Check.

Firmenadresse überprüfen: Gibt es das Unternehmen dort wirklich?

Eine existierende Adresse beweist noch keine operative Geschäftstätigkeit.

An einer Geschäftsanschrift befinden sich möglicherweise:

• eigene Büro- und Geschäftsräume,
• eine Niederlassung,
• ein Coworking-Standort,
• ein Büroservice,
• eine reine Zustelladresse,
• mehrere unterschiedliche Unternehmen.

Keine dieser Varianten ist für sich allein ein Betrugsmerkmal. Die Bedeutung ergibt sich erst aus der behaupteten Geschäftstätigkeit.

Wenn ein angeblicher Hersteller beispielsweise eine große Produktion und umfangreiche Lagerbestände verspricht, die angegebene Anschrift jedoch lediglich zu einem kleinen Büroservice führt, entsteht ein überprüfungswürdiger Widerspruch.

Bonität und wirtschaftliche Lage: Was lässt sich tatsächlich feststellen?

Eine Detektei besitzt keinen geheimen Zugriff auf Bankkonten, Kontostände, Steuerdaten oder interne Bankinformationen.

Je nach Unternehmen stehen jedoch andere wirtschaftlich relevante Informationen zur Verfügung.

Dazu gehören beispielsweise:

• veröffentlichte Jahresabschlüsse oder Rechnungslegungsunterlagen,
• Kapital- und Registerangaben,
• öffentlich dokumentierte gesellschaftsrechtliche Veränderungen,
• Insolvenzbekanntmachungen,
• öffentlich erkennbare Geschäftstätigkeit,
• weitere für den konkreten Auftrag rechtlich zugängliche Quellen.

Bei einer klassischen Bonitätsbeurteilung können zusätzliche Auskünfte spezialisierter Wirtschaftsauskunfteien erforderlich sein. Die investigative Unternehmensprüfung verfolgt einen breiteren Ansatz und untersucht auch Identität, Strukturen, Plausibilität und tatsächliche Geschäftstätigkeit.

Insolvenz, Restrukturierung und Unternehmenshistorie prüfen

Vor einer größeren Vorauszahlung gehört die Suche nach öffentlich zugänglichen Insolvenzhinweisen zu den naheliegenden Prüfschritten.

Die deutschen Insolvenzgerichte veröffentlichen gesetzlich vorgesehene Bekanntmachungen über ein gemeinsames Portal.

Eine solche Recherche beantwortet jedoch nur die Frage, ob entsprechende veröffentlichte Verfahren auffindbar sind. Das Fehlen einer Insolvenzbekanntmachung beweist keine wirtschaftliche Gesundheit.

Zusätzlich betrachten wir, soweit für den Auftrag relevant:

• frühere Gesellschaften der verantwortlichen Personen,
• auffällige Wechsel in Geschäftsführung oder Firmierung,
• Unternehmensneugründungen unmittelbar vor größeren Geschäften,
• Auflösungs- oder Liquidationshinweise,
• Verbindungen zu anderen Gesellschaften.

OSINT bei der Unternehmensprüfung

OSINT steht für Open Source Intelligence. Dabei werten Ermittler Informationen aus rechtlich zugänglichen offenen Quellen strukturiert aus und gleichen sie miteinander ab.

Bei einem Geschäftspartner-Check gehören dazu abhängig von der Fragestellung beispielsweise:

• Unternehmenswebseiten,
• berufliche Profile,
• öffentliche Social-Media-Auftritte,
• Presseberichte,
• Brancheninformationen,
• Messeauftritte,
• Veröffentlichungen des Unternehmens,
• öffentlich nachvollziehbare Firmen- und Personenverbindungen.

Ein einzelner Internetfund besitzt dabei nur begrenzte Aussagekraft. Unsere Ermittler prüfen Quelle, Aktualität und Zusammenhang und unterscheiden bestätigte Tatsachen von Angaben des Unternehmens oder Dritter.

Negative Presse und Warnmeldungen richtig einordnen

Ein negativer Pressebericht oder eine Beschwerde im Internet beweist noch kein Fehlverhalten.

Ebenso wäre es falsch, zahlreiche positive Bewertungen ungeprüft als Qualitätsnachweis zu übernehmen.

Wir prüfen deshalb unter anderem:

• Wer veröffentlicht die Information?
• Wie aktuell ist sie?
• Gibt es Primärquellen?
• Bestätigen unabhängige Quellen den Sachverhalt?
• Bezieht sich die Meldung tatsächlich auf dieselbe Gesellschaft oder Person?

Warnzeichen bei neuen Geschäftspartnern

Keines der folgenden Merkmale beweist allein einen Betrug. Treffen mehrere Punkte zusammen, steigt jedoch der Prüfungsbedarf.

Lieferanten und Hersteller vor einer Bestellung überprüfen

Bei internationalen Lieferbeziehungen reicht die Frage „Existiert diese Firma?“ oft nicht aus.

Ein Unternehmen möchte beispielsweise wissen:

• Produziert der Lieferant tatsächlich selbst?
• Existiert die angegebene Fabrik?
• Gibt es das behauptete Warenlager?
• Passt die Betriebsgröße zu den angebotenen Mengen?
• Ist der Ansprechpartner tatsächlich für das Unternehmen tätig?
• Bestehen die genannten Firmenverbindungen?
• Sind vorgelegte Zertifikate und Unternehmensunterlagen plausibel?

Eine professionelle Lieferantenprüfung kombiniert deshalb Registerrecherche mit weiteren Informationsquellen und bei höherem Risiko gegebenenfalls einer Vor-Ort-Prüfung.

Geschäftspartner im Ausland prüfen

Bei internationalen Unternehmen unterscheiden sich Register, Offenlegungspflichten und Informationsmöglichkeiten erheblich.

Ein deutscher Ermittlungsweg lässt sich deshalb nicht unverändert auf jedes Land übertragen.

Unsere internationale Prüfung beginnt mit Fragen wie:

• Welche offiziellen Firmenregister existieren im Zielland?
• Welche Unternehmensinformationen sind öffentlich oder rechtmäßig zugänglich?
• Welche Aussagekraft besitzen dort Geschäftsanschriften?
• Welche lokalen Dokumente lassen sich überprüfen?
• Ist eine Vor-Ort-Verifikation sinnvoll?
• Welche rechtlichen Grenzen gelten für örtliche Ermittlungen?

Condor koordiniert internationale Ermittlungen aus Deutschland und arbeitet je nach Land mit geeigneten Ermittlern und Recherchepartnern vor Ort.

Mehr dazu finden Sie unter internationale Ermittlungen.

Sanktionslisten bei internationalen Geschäftsbeziehungen

Bei grenzüberschreitenden Geschäftsbeziehungen gehört je nach Branche, Vertragspartner und Risikolage auch die Prüfung relevanter Sanktionsinformationen zum Compliance-Umfeld.

Die Europäische Union stellt konsolidierte Informationen zu Personen und Unternehmen bereit, die Finanzsanktionen unterliegen.

Eine detektivische Firmenprüfung ersetzt jedoch keine gesetzlich erforderliche Sanktions- oder Geldwäscheprüfung durch das verantwortliche Unternehmen oder dessen Compliance-Abteilung.

Wann lohnt sich eine Vor-Ort-Prüfung?

Register und Internetquellen beantworten viele Fragen. Bei höheren wirtschaftlichen Risiken bleibt manchmal eine zentrale Frage offen: Was befindet sich tatsächlich an der angegebenen Adresse?

Eine örtliche Verifikation ist beispielsweise sinnvoll, wenn:

• eine hohe Vorauszahlung bevorsteht,
• ein Hersteller umfangreiche Produktionskapazitäten behauptet,
• große Warenbestände zugesichert werden,
• die Geschäftsadresse unklar erscheint,
• Registerangaben und Unternehmensdarstellung voneinander abweichen,
• der Vertragspartner eine Besichtigung ohne nachvollziehbaren Grund verweigert.

Abhängig von Land und Auftrag prüfen örtliche Ermittler die öffentlich wahrnehmbaren Gegebenheiten und weitere rechtlich zugängliche Informationen.

Eine solche Prüfung trennt beispielsweise eine tatsächliche Produktionsstätte von einer reinen Postadresse, ohne aus der Art der Anschrift vorschnell einen Betrug abzuleiten.

Geschäftspartner prüfen vor einer Vorauszahlung

Besonders sorgfältig sollte ein Unternehmen vorgehen, wenn ein neuer Geschäftspartner eine hohe Vorauszahlung verlangt.

Vor der Überweisung können je nach Geschäftsmodell folgende Fragen sinnvoll sein:

1. Existiert die Gesellschaft unter den angegebenen Daten?
2. Ist der Vertragspartner für die Gesellschaft vertretungsberechtigt?
3. Passt die Bank- oder Zahlungsempfängerangabe zu den vorgelegten Firmeninformationen?
4. Existiert der behauptete Geschäftssitz?
5. Gibt es nachvollziehbare Hinweise auf die angebotene Tätigkeit?
6. Passen Unternehmensalter und behauptete Geschäftshistorie zusammen?
7. Liegen öffentlich bekannte Insolvenz- oder Liquidationsinformationen vor?
8. Gibt es widersprüchliche Angaben in den vorgelegten Unterlagen?
9. Sind wichtige Referenzen unabhängig überprüfbar?
10. Rechtfertigt die Höhe der Zahlung eine zusätzliche Vor-Ort-Prüfung?

Je höher das finanzielle Risiko, desto stärker sollte die Prüfung auf die konkrete Transaktion zugeschnitten sein.

Firmenunterlagen und Dokumente auf Plausibilität prüfen

Bei internationalen Geschäften legen Geschäftspartner mitunter Registerauszüge, Lizenzen, Zertifikate, Rechnungen oder andere Firmendokumente vor.

Unsere Ermittler prüfen dabei abhängig vom Auftrag unter anderem:

• Stimmen Firmenname und Registrierungsdaten überein?
• Passen Ausstellungsdatum und Unternehmenshistorie zusammen?
• Existiert die angeblich ausstellende Institution?
• Entspricht das Dokument der erwartbaren Form?
• Weichen Anschrift, Geschäftsführung oder Registrierungsnummer von anderen Unterlagen ab?
• Lassen sich wesentliche Angaben über unabhängige Quellen bestätigen?

Eine Plausibilitätsprüfung ist von einer kriminaltechnischen Dokumentenuntersuchung zu unterscheiden. Besteht Verdacht auf eine Fälschung, prüfen wir, welche weitergehende Untersuchung erforderlich ist.

Ist es erlaubt, einen Geschäftspartner überprüfen zu lassen?

Unternehmensdaten aus öffentlichen Registern dürfen im Rahmen der jeweiligen Nutzungs- und gesetzlichen Bestimmungen recherchiert werden.

Sobald eine Unternehmensprüfung personenbezogene Daten von Geschäftsführern, Gesellschaftern, Ansprechpartnern oder anderen natürlichen Personen einbezieht, gelten zusätzlich Datenschutz und Persönlichkeitsrechte.

Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO sieht eine Verarbeitung personenbezogener Daten zur Wahrung berechtigter Interessen vor, wenn sie erforderlich ist und keine überwiegenden Interessen oder Grundrechte der betroffenen Person entgegenstehen.

Die Prüfung muss deshalb einen konkreten wirtschaftlichen Zweck verfolgen. Der Umfang richtet sich nach diesem Zweck.

Eine geplante große Investition oder der Schutz vor einem konkreten Betrugsrisiko rechtfertigt nicht automatisch eine unbegrenzte Ausforschung des Privatlebens der beteiligten Personen.

Was eine Detektei bei einer Firmenprüfung nicht verspricht

Eine professionelle Unternehmensprüfung hat klare Grenzen.

Privatdetektive besitzen keinen besonderen Zugriff auf:

• Bankkonten und Kontostände,
• Steuerunterlagen,
• interne Polizeidatenbanken,
• nicht öffentlich zugängliche Behördeninformationen,
• geschützte E-Mail-Konten oder Kommunikationsdaten,
• beliebige private Informationen über Geschäftsführer oder Mitarbeiter.

Ebenso geben wir keine Garantie dafür, dass ein geprüfter Geschäftspartner seine zukünftigen vertraglichen Verpflichtungen erfüllen wird.

Ein Firmencheck reduziert Informationsdefizite. Er beseitigt kein unternehmerisches Risiko vollständig.

Due Diligence und Detektivrecherche: Wo liegt der Unterschied?

Der Begriff Due Diligence umfasst je nach Transaktion verschiedene rechtliche, finanzielle, steuerliche, technische und wirtschaftliche Prüfungen.

Eine investigative Geschäftspartnerprüfung konzentriert sich stärker auf die tatsächliche Überprüfung von Angaben und Strukturen.

Bei größeren Transaktionen ergänzen sich beide Bereiche.

So läuft eine Geschäftspartnerprüfung ab

Was enthält der Bericht über den Geschäftspartner?

Der Umfang richtet sich nach dem Auftrag. Eine ausführliche Unternehmensprüfung enthält beispielsweise:

• Identifikation des geprüften Unternehmens,
• Register- und Firmendaten,
• Geschäftsführung und relevante Organfunktionen,
• bekannte Unternehmensverbindungen,
• Prüfung der angegebenen Geschäftsanschrift,
• veröffentlichte wirtschaftliche Informationen,
• Insolvenz- oder Liquidationshinweise, soweit auffindbar,
• Ergebnisse der OSINT-Recherche,
• relevante Presse- und Quellenhinweise,
• Abgleich vorgelegter Angaben und Dokumente,
• Ergebnisse einer vereinbarten Vor-Ort-Prüfung,
• festgestellte Widersprüche,
• offene Fragen und Grenzen der Recherche.

Wir trennen dabei Tatsachen von Einschätzungen. Eine unbestätigte Internetbehauptung erscheint nicht als feststehendes Ermittlungsergebnis.

Was kostet es, einen Geschäftspartner prüfen zu lassen?

Die Kosten hängen von Land, Prüftiefe, Unternehmensstruktur und vorhandenen Ausgangsdaten ab.

Eine deutsche GmbH mit eindeutigem Firmennamen und wenigen konkreten Prüffragen verursacht einen anderen Aufwand als eine internationale Unternehmensgruppe mit mehreren Gesellschaften, ausländischen Registern und einer zusätzlichen Vor-Ort-Prüfung.

Wesentliche Kostenfaktoren sind:

• Deutschland oder Ausland,
• Zahl der zu prüfenden Unternehmen und Personen,
• Umfang der Registerrecherche,
• OSINT- und Medienrecherche,
• Prüfung internationaler Unternehmensverbindungen,
• Übersetzungen und lokale Registergebühren,
• Vor-Ort-Ermittlungen,
• Dringlichkeit des Auftrags.

Vor Beginn erhalten Sie eine Einschätzung der geplanten Maßnahmen und einen Kostenrahmen.

Geschäftspartner nach Beginn der Zusammenarbeit überprüfen

Eine Firmenprüfung ist auch bei einer bereits bestehenden Geschäftsbeziehung sinnvoll, wenn neue Widersprüche auftreten.

Typische Anlässe sind:

• Lieferungen bleiben plötzlich aus,
• Bank- oder Rechnungsdaten ändern sich unerwartet,
• bekannte Ansprechpartner sind nicht mehr erreichbar,
• der Vertragspartner verlangt überraschend neue Vorauszahlungen,
• Firmendaten oder Geschäftsanschriften ändern sich,
• versprochene Warenbestände lassen sich nicht nachvollziehen,
• ein Geschäftspartner verweigert zuvor selbstverständliche Nachweise.

In solchen Fällen richten wir die Recherche auf die neu entstandenen Fragen aus und beziehen bereits vorhandene Vertrags- und Unternehmensinformationen ein.

Warum ein professioneller Firmencheck mehr ist als eine Google-Suche

Viele Unternehmensinformationen sind öffentlich auffindbar. Die eigentliche Arbeit liegt jedoch im Abgleich.

Ein professioneller Ermittler fragt beispielsweise:

• Gehören alle gefundenen Einträge tatsächlich zur richtigen Gesellschaft?
• Sind Informationen aktuell oder historisch?
• Passen Eigenangaben und unabhängige Quellen zusammen?
• Welche Quelle besitzt welche Aussagekraft?
• Ist eine Abweichung tatsächlich auffällig oder geschäftlich plausibel?
• Welche Information fehlt noch, um eine konkrete Frage zu beantworten?

Dieser strukturierte Quellenabgleich verhindert sowohl vorschnelle Verdächtigungen als auch eine zu unkritische Bewertung professionell wirkender Unternehmensdarstellungen.

Häufige Fragen zum Geschäftspartner-Check