Mitarbeiterüberwachung durch Detektive: Was Arbeitgeber wissen müssen

Mitarbeiterüberwachung beginnt mit einem konkreten Sachverhalt, nicht mit der Auswahl einer Überwachungsmethode.
Hat ein Beschäftigter Arbeitszeit abgerechnet, obwohl er privaten Tätigkeiten nachging? Arbeitet ein krankgeschriebener Mitarbeiter möglicherweise auf einer Baustelle? Gibt es Hinweise auf eine unerlaubte Nebentätigkeit oder einen Diebstahl im Unternehmen? Erst wenn der Verdacht greifbar ist, lässt sich beurteilen, welche Form der Kontrolle überhaupt in Betracht kommt.

Die Fälle unterscheiden sich in der Praxis erheblich. Manchmal lässt sich ein Verdacht durch eine zeitlich begrenzte
Observation
überprüfen. In anderen Fällen geht es um Videoüberwachung am Arbeitsplatz, GPS-Ortung eines Dienstfahrzeugs, Login-Daten oder die Nutzung von E-Mail und Arbeits-PC. Jede dieser Maßnahmen greift auf andere Weise in die Rechte der Beschäftigten ein.

Wann darf der Arbeitgeber Mitarbeiter überwachen?

Arbeitgeber dürfen Beschäftigte nicht allein deshalb überwachen, weil deren Verhalten ungewöhnlich erscheint oder die Arbeitsleistung hinter den Erwartungen zurückbleibt. Das Arbeitsverhältnis hebt weder das allgemeine Persönlichkeitsrecht noch das Recht auf informationelle Selbstbestimmung auf.

Unternehmen müssen auf der anderen Seite erhebliche Pflichtverletzungen aufklären können. Verschwinden wiederholt Waren aus einem Lager, passen erfasste Arbeitszeiten nicht zu bekannten Abläufen oder liegen konkrete Hinweise auf eine unerlaubte Nebentätigkeit vor, kann ein berechtigtes Interesse des Arbeitgebers an weiteren Ermittlungen bestehen. Die gewählte Maßnahme muss zum Verdacht passen und auf das erforderliche Maß begrenzt bleiben.

Schon die Art der Kontrolle macht einen erheblichen Unterschied. Eine offen erkennbare Zugangskontrolle in einem Logistikzentrum verfolgt einen anderen Zweck als die verdeckte Beobachtung eines einzelnen Mitarbeiters. Gleiches gilt für eine GPS-Ortung, die zur Disposition von Dienstfahrzeugen eingesetzt wird, und ein Bewegungsprofil, das gezielt das Verhalten eines Beschäftigten dokumentieren soll.

Konkreter Verdacht statt allgemeinem Misstrauen

„Ich glaube, mein Mitarbeiter betrügt mich“ reicht als Beschreibung eines Sachverhalts kaum aus. Woher stammt der Verdacht? Welche Handlung wird dem Arbeitnehmer vorgeworfen? Wann soll sie stattgefunden haben? Gibt es Zeugen, auffällige Arbeitszeitdaten, eine bekannte Anschrift oder andere überprüfbare Informationen?

Je konkreter diese Angaben sind, desto enger kann die Ermittlung gefasst werden. Soll ein Arbeitnehmer beispielsweise freitags während seiner regulären Arbeitszeit regelmäßig im eigenen Gewerbebetrieb tätig sein, gibt es keinen sachlichen Grund, sein gesamtes Privatleben zu untersuchen. Zu prüfen ist zunächst die behauptete Tätigkeit innerhalb des relevanten Zeitraums.

Auch ein berechtigtes Interesse des Arbeitgebers erlaubt keine unbegrenzte Kontrolle. Art und Ausmaß der Maßnahme müssen sich an dem Sachverhalt orientieren, der aufgeklärt werden soll. Das schützt den Beschäftigten vor einer ausufernden Überwachung und verbessert zugleich die Qualität der Ermittlung: Wer eine präzise Frage stellt, erhält eher eine verwertbare Antwort.

Observation von Mitarbeitern: Was lässt sich tatsächlich feststellen?

Eine Observation dokumentiert sichtbares Verhalten. Der Ermittler kann feststellen, wann eine Person eine Anschrift verlässt, wohin sie fährt, wie lange sie sich an einem Ort aufhält und welche Tätigkeiten aus zulässiger Beobachtungsposition erkennbar sind. Motive, Gedanken oder medizinische Diagnosen lassen sich daraus nicht ableiten.

Verlässt ein Mitarbeiter um 10:20 Uhr ein Kundengelände und fährt anschließend zu einem Wohnhaus, ist zunächst genau dieser Ablauf feststellbar. Mehr nicht. Erst weitere Beobachtungen können dem Vorgang Kontur geben. Zieht die Person dort Arbeitskleidung an, entlädt Werkzeug und arbeitet anschließend mehrere Stunden an einem Gebäude, kann dies für den ursprünglichen Verdacht relevant werden.

Bei mobilen Observationen kann der Sichtkontakt innerhalb weniger Sekunden verloren gehen. Eine Ampel genügt. Gleiches gilt für dichten Verkehr, einen Kreisverkehr mit mehreren Ausfahrten oder einen überraschenden Spurwechsel. Bei entsprechenden Einsatzlagen arbeiten wir deshalb regelmäßig mit zwei Ermittlern und zwei Fahrzeugen. Eine stationäre Beobachtung kann dagegen mit einem völlig anderen Personaleinsatz auskommen.

Mitarbeiterüberwachung bei Arbeitsunfähigkeit

Eine Krankschreibung verpflichtet einen Arbeitnehmer nicht dazu, den ganzen Tag zu Hause zu bleiben. Einkaufen, spazieren gehen, Freunde besuchen oder andere private Aktivitäten können mit einer bestehenden Arbeitsunfähigkeit vereinbar sein. Allein die Tatsache, dass ein Beschäftigter seine Wohnung verlässt, belegt daher keinen Missbrauch.

Aussagekräftiger wird eine Beobachtung, wenn bereits ein konkreter Hinweis vorliegt. Soll ein krankgeschriebener Mitarbeiter beispielsweise täglich mehrere Stunden sein Haus renovieren, lässt sich prüfen, ob diese Arbeiten tatsächlich stattfinden. Art, Dauer und Intensität der sichtbaren Tätigkeit werden dokumentiert. Eine medizinische Bewertung nimmt der Ermittler nicht vor.

Arbeitszeitbetrug und unerlaubte Nebentätigkeit

Beim Verdacht auf Arbeitszeitbetrug steht meist eine einfache Frage am Anfang: Stimmen die erfassten Zeiten mit der tatsächlichen beruflichen Tätigkeit überein? Besonders relevant wird diese Frage bei Außendienstmitarbeitern und anderen Beschäftigten, deren Arbeitsplatz wechselt und deren täglicher Ablauf sich nicht unmittelbar im Betrieb nachvollziehen lässt.

Login-Daten allein beantworten diese Frage nicht. Ein Mitarbeiter kann um 07:58 Uhr im System angemeldet sein und seine erste berufliche Tätigkeit deutlich später aufnehmen. Umgekehrt beweist eine Fahrt zu einer privaten Anschrift noch keinen Arbeitszeitbetrug. Vielleicht befindet sich dort ein Kunde oder der Beschäftigte holt Arbeitsmaterial ab. Der tatsächliche Ablauf muss zuerst feststehen.

Bei einer vermuteten Nebentätigkeit kommt es auf dieselbe Genauigkeit an. Fährt ein Arbeitnehmer während seiner Arbeitszeit regelmäßig zu einem anderen Unternehmen, ist zunächst nur der Aufenthalt dort belegt. Werden anschließend konkrete Tätigkeiten beobachtet, kann sich der Verdacht verdichten. Ob eine Vergütung erfolgt oder ein Beschäftigungsverhältnis besteht, lässt sich aus einer Observation allein meist nicht feststellen.

Arbeits-PC, E-Mail-Verkehr und Internetnutzung

Digitale Arbeit erzeugt zahlreiche Daten. Systeme speichern Anmeldezeiten, Server protokollieren Zugriffe und E-Mail-Programme erfassen Kommunikationsvorgänge. Daraus folgt keine allgemeine Befugnis zur PC-Überwachung. Zunächst muss feststehen, welche Daten für welchen betrieblichen Zweck benötigt werden.

Auch die Aussagekraft einzelner Datensätze ist begrenzt. Eine Anmeldung am Arbeits-PC belegt keine durchgehende Arbeitsleistung. Ein privater Webseitenaufruf während der Arbeitszeit beweist für sich genommen ebenfalls keinen Arbeitszeitbetrug. Die Dauer der Nutzung und die betrieblichen Regelungen zur privaten Nutzung gehören zum Sachverhalt.

Beim E-Mail-Verkehr kommt hinzu, ob das betriebliche Konto ausschließlich dienstlich genutzt werden darf oder private E-Mails zugelassen sind. Die gezielte Prüfung eines konkreten geschäftlichen Vorgangs greift anders ein als eine umfassende Auswertung der gesamten Kommunikation. Auch Maßnahmen der IT-Sicherheit sind von einer gezielten Verhaltens- oder Leistungskontrolle zu trennen.

Videoüberwachung und GPS-Ortung am Arbeitsplatz

Kameras können Zufahrten sichern, Warenbereiche überwachen oder der Aufklärung konkreter Vorfälle dienen. Eine Kamera an einem betrieblichen Zugang ist jedoch etwas anderes als eine Anlage, die dauerhaft einen bestimmten Arbeitsplatz erfasst. Noch stärker greift eine verdeckte Videoüberwachung ein, die gezielt auf einen einzelnen Beschäftigten ausgerichtet ist. Anlass, Bereich und Dauer der Erfassung müssen deshalb genau festgelegt werden.

Ähnlich verhält es sich mit der GPS-Ortung. Für einen Servicebetrieb kann es erforderlich sein zu wissen, welches Fahrzeug sich in der Nähe des nächsten Kunden befindet. Wird dagegen jede Fahrt einem bestimmten Mitarbeiter zugeordnet und über längere Zeit gespeichert, entsteht ein detailliertes Bewegungsprofil.

Besondere Fragen entstehen bei Dienstfahrzeugen, die privat genutzt werden dürfen. Eine Ortung, die auch nach Feierabend weiterläuft, erfasst zwangsläufig private Wege. Dass ein technisches System diese Daten liefern kann, beantwortet noch nicht die Frage, ob sie erhoben werden sollen.

Mitarbeiterüberwachung im Home Office

Im Home Office befindet sich der Arbeitsplatz im privaten Lebensbereich des Beschäftigten. Der Arbeitgeber darf weiterhin die vereinbarte Arbeitsleistung verlangen und betriebliche Abläufe kontrollieren. Daraus entsteht aber kein Recht auf eine lückenlose digitale Beobachtung innerhalb der Wohnung.

Software kann Mausbewegungen, Tastatureingaben, Bildschirmaktivitäten oder Login-Zeiten erfassen. Solche Daten wirken präzise, sagen über die tatsächliche Arbeitsleistung jedoch oft wenig aus. Bei einem konkreten Verdacht können einzelne betriebliche Daten relevant werden. Eine permanente Erfassung des Verhaltens ist davon zu trennen.

Mitarbeiterdatenschutz: DSGVO, BDSG und Persönlichkeitsrecht

Bei einer Mitarbeiterüberwachung werden regelmäßig personenbezogene Daten verarbeitet. Eine Observation kann Aufenthaltsorte, Uhrzeiten, Fahrzeuge, Kontakte und sichtbare Tätigkeiten erfassen. Digitale Kontrollen betreffen unter Umständen Login-Daten, E-Mail-Daten oder die Internetnutzung. Videoüberwachung erzeugt Bildmaterial, GPS-Systeme Standortdaten.

Für Beschäftigtendaten gelten die Datenschutz-Grundverordnung und das Bundesdatenschutzgesetz. § 26 BDSG enthält Regelungen zur Verarbeitung personenbezogener Daten für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses. Je nach Sachverhalt kommen weitere datenschutzrechtliche Grundlagen in Betracht. Das allgemeine Persönlichkeitsrecht und das Recht auf informationelle Selbstbestimmung begrenzen die Erhebung und Verwendung solcher Informationen.

Bei technischen Einrichtungen kann auch der Betriebsrat einzubeziehen sein. § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG betrifft technische Einrichtungen, die dazu bestimmt sind, Verhalten oder Leistung von Arbeitnehmern zu überwachen. Unternehmen sollten solche Fragen vor Einführung der jeweiligen Kontrolle klären und nicht erst dann, wenn bereits umfangreiche Daten erhoben wurden.

Soziale Netzwerke als Informationsquelle

Öffentlich zugängliche Inhalte in sozialen Netzwerken können einen bestehenden Verdacht ergänzen. Wirbt ein Beschäftigter während einer Arbeitsunfähigkeit öffentlich für Leistungen seines eigenen Gewerbes und veröffentlicht aktuelle Bilder ausgeführter Arbeiten, kann dies einen Ermittlungsansatz liefern. Ein solcher Fund beweist für sich genommen allerdings weder, wann die Arbeiten ausgeführt wurden, noch wer sie tatsächlich vorgenommen hat. Geschützte Profile und nicht öffentlich zugängliche Daten sind davon zu unterscheiden.

Dokumentation und Beweise: Was ein Ermittlungsbericht leisten muss

Ein guter Bericht beschreibt Tatsachen. Uhrzeit, Ort, Dauer und sichtbare Handlungen müssen so dokumentiert sein, dass ein Dritter den Ablauf nachvollziehen kann. Gab es eine Beobachtungslücke, wird sie kenntlich gemacht. War eine Person nicht sicher zu identifizieren, darf aus einer Vermutung keine Feststellung werden.

Auch die Wortwahl verändert die Aussage. „Die Zielperson arbeitete für die Firma X“ behauptet ein Beschäftigungsverhältnis. „Die Zielperson betrat das Betriebsgelände der Firma X und wurde anschließend beim Entladen mehrerer Kartons beobachtet“ beschreibt dagegen das, was tatsächlich gesehen wurde. Die zweite Formulierung ist länger, aber sachlich sauber.

Die klare Fokussierung auf Beobachtung getrennt von Bewertungen macht einen Detektiv-Bericht am Ende soweit verwertbar, dass ein Arbeitgeber oder sein Rechtsanwalt damit arbeiten können. Sie erhalten eine Tatsachengrundlage, auf der sie dann die arbeitsrechtliche Prüfung aufbauen können. Der ermittelnden Detektiv darf den Sachverhalt nicht durch unbelegte Vermutungen verschärfen.

Wie beginnt eine Mitarbeiterüberwachung durch eine Detektei?

Für eine erste Einschätzung ist eine konkrete Schilderung hilfreicher als eine umfangreiche Personalakte. Was wird dem Mitarbeiter vorgeworfen? Worauf stützt sich der Verdacht? Seit wann besteht er? Welche Arbeitszeiten, Fahrzeuge, Anschriften oder möglichen Tätigkeitsorte sind bekannt?

Anhand dieser Informationen lässt sich prüfen, ob eine Observation geeignet ist und wie eng der Auftrag gefasst werden kann. Manchmal zeigt sich bereits vor dem Einsatz, dass eine andere Form der Kontrolle näherliegt oder die vorhandenen Hinweise für eine verdeckte Beobachtung noch nicht ausreichen. Läuft bereits ein arbeitsrechtliches Verfahren, kann die Abstimmung des Ermittlungsziels mit einem Fachanwalt für Arbeitsrecht sinnvoll sein.

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